CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

  1. Organisateur

Le Village VALORA est organisé par l’Association 3ED

  1. Organisateur délégué

L’association 3ED est assistée pour la réalisation du Village VALORA par l’entreprise OCM.

Les bons de commande, devis et factures sont réalisés uniquement par l’Association 3ED ou OCM.

  1. Commercialisation

Les stands, partenariats presse, TV, Radio, Internet ou conférences, et plus généralement toute opération se rattachant à la présente manifestation, y compris le magazine officiel, sont commercialisés par les structures suivantes :

  • Association 3ED
  • OCM
  1. Bon de commande et facturation

Les bons de commande, devis, factures et règlements doivent être à l’ordre de :

3ED ou OCM. Aucune autre structure ne peut éditer et émettre ces pièces, et percevoir les acomptes et soldes.

  1. Lieu, date et heure d’ouverture

VALORA se déroulera dans le parking annexe de la CACEM, près du Stade de Dillon

Dates : Du Vendredi 7 avril au dimanche 9 avril 2017

Heures d’ouverture : 8h30-17h30

  1. Description des stands

Trois types de stands sont disponibles :

Anthurium : Espace comprenant une zone d’exposition de 150m2, incluant un stand de 3m x 3m,

Alamanda : Stand de 5m x 5m, équipé de : 1 prise de courant, 2 tables, 1 chaise

Bougainvilliers : Stand de 2,5m x 5m, équipé de : 1 prise de courant, 1 table, 2 chaises,

Tous les stands sont équipés de moquette dont la couleur est choisie par l’organisateur, et de plancher, et d’une prise électrique de 16 A. Des options sont aussi prévues, sur demande.

Les participants peuvent personnaliser leurs stands et ce dans le respect des clauses du présent règlement.

  1. Occupation des stands

Les stands doivent impérativement être montés et décorés au plus tard le Jeudi 14 avril à 13h. Ils ne peuvent en aucun cas être démontés avant la fermeture officielle du Village, soit le samedi 16 avril à 18h00. Durant les horaires officiels de l’exposition, les exposants sont tenus d’assurer une permanence sur leur stand et la surveillance est assurée strictement à la limite de l’entrée. Toute présence d’animaux dans l’enceinte de l’exposition, est interdite.

  1. Sous-location des stands

La sous-location du stand est interdite sans autorisation expresse de l’organisateur.

  1. Décoration des stands

Les affiches et décorations dont la hauteur dépasse 2.20 m doivent faire l’objet d’une autorisation délivrée par 3ed.

Le matériel d’exposition et le matériel publicitaire peuvent être présentés uniquement dans l’espace (le stand ou la zone d’exposition) attribué à l’exposant. Les côtés extérieurs des parois des stands ne peuvent pas être utilisés à des fins publicitaires et ne doivent pas être percés. Les limites du stand ne devront en aucun cas être dépassées. L’organisateur se réserve le droit de supprimer ou de modifier des installations, décorations ou démonstrations qui nuiraient à l’aspect général de l’exposition ou à sa sécurité, aux exposants voisins, au public. De manière générale, est interdit tout ce qui n’est pas conformes au plan préalablement soumis, aux frais, risques et périls du contrevenant.

  1. Publicité

Les exposants s’interdisent toute activité de vente, distribution de matériel publicitaire et toute autre publicité en dehors de leur propre stand, sauf demande express et écrite.

Il est interdit aux exposants de faire ou de laisser faire sur leur stand toute présentation, vente ou publicité en faveur d’un produit, d’un service, d’une marque ou d’une firme qui n’aurait pas été annoncé à l’organisateur.

Toute publicité mensongère, quelque soit sa nature et toute distribution de littérature politique sont rigoureusement interdites. Ceci expose leur auteur à l’exclusion immédiate.

  1. Vente à l’emporter

Les exposants ne sont pas autorisés à vendre des produits et services durant l’exposition, sauf accord écrit et express de l’organisateur.

  1. Inscription

L’organisateur est autorisé à refuser la participation d’une société ou l’exposition d’un service sur le site sans avoir à fournir de motif. Le candidat ne peut pas prétendre à un emplacement particulier ni exiger l’exclusion de concurrents comme condition à sa participation. Le lieu d’emplacement du stand est déterminé à titre définitif par l’organisateur. Dans la mesure du possible, les desiderata de l’exposant sont pris en considération.

  1. Confirmation de la réservation d’un stand

L’exposant reçoit la confirmation de réservation du stand au « Village Valora » postérieurement au retour à l’organisateur du chèque d’acompte et du bon de commande d’espace d’exposition (dûment rempli, signé, portant le cachet de la société).

  1. confirmation de la location d’un stand

L’exposant reçoit la confirmation de la location du stand au « Village Valora » après avoir payé au moins les 30% du montant total de la location du stand ou des produits et services commandés, conformément à l’article 13.

  1. Modalités de paiement

A la commande d’un espace d’exposition ou d’un stand, l’exposant est redevable d’un acompte de 30 % du montant total, à remettre avec le bon de commande. Le solde doit être versé au plus tard un jour (J-1) avant le début du « Village Valora », soit le jeudi 14 Avril 2016.

  1. Droit de résiliation/exclusion

– Dans l’éventualité où l’admission à participer au « Village Valora » aurait été fondée sur des données erronées ou une interprétation inexacte, ou si les conditions d’acceptation ne sont plus réunies par l’exposant, l’organisateur est en droit de revenir sur son acceptation.

– L’exposant dispose d’un droit de résiliation, qu’il doit exercer par écrit, dans le délai de 3 jours après réception de la confirmation de réservation d’un stand. Il n’est pas tenu à motiver sa décision. La résiliation doit être adressée par lettre recommandée à 3ED, 7 Rue Paul Gauguin, 97232, Le Lamentin.

– Après expiration du délai de résiliation, une peine conventionnelle est appliquée selon les modalités suivantes :

  • Jusqu’à 6 semaines avant le début du « Village Valora » : 50% du montant du contrat
  • Jusqu’à 4 semaines avant le début du « Village Valora » : 80 % du montant du contrat
  • Moins de 4 semaines avant le début du « Village Valora » : 100% du montant du contrat
  • En tout état de cause, le montant minimum est de 50 % du coût de l’espace.

Le montant de la peine conventionnelle est indépendant des éventuelles dépenses occasionnées, par exemple, pour les travaux intervenus entre temps (catalogue des exposants, installation technique, etc.).

– Pour les stands non décorés au plus tard à 16 h 00, la veille de l’ouverture du « Village Valora » au public, soit le jeudi 14 avril, l’organisateur est libre de prendre les dispositions qui lui paraissent nécessaires. Auquel cas, l’exposant perd tout droit à occuper son stand, mais reste redevable du paiement de la location, des frais accessoires et des autres frais occasionnés par la non-occupation du stand.

– Tout comportement inadéquat de l’exposant, ou l’inoccupation du stand pendant les heures d’ouverture prescrites, donne lieu à un avertissement émanant de l’organisateur. En cas de récidive, l’organisateur est habilité à fermer le stand et à facturer tous les coûts et redevances relatifs à la location du stand.

– Dans le cas où l’ouverture du Village serait empêchée par des circonstances imprévisibles, toute demande en dommages et intérêts adressée à l’organisateur par l’exposant est réputée irrecevable.

  1. Nuisance sonore

Il est formellement interdit à l’exposant d’utiliser du matériel audiovisuel de manière telle que les messages diffusés ou montrés puissent être perçus ou entendus dans un ou plusieurs emplacements voisins.

La diffusion de musique dans un but de promotion est interdite, peu importe que la musique soit produite par des musiciens ou des chanteurs, par la radio, par des disques, CD et autres supports, ou par la TV ou des haut-parleurs.

  1. Responsabilités de l’exposant

L’exposant est responsable des dommages qu’il pourrait occasionner, au revêtement du sol, aux infrastructures et équipements, etc., pendant les opérations d’aménagement, d’assemblage, de déménagement et pendant la durée de la manifestation. Il est civilement responsable des dommages aux personnes et aux biens qui pourraient être provoqués par les machines et appareils qu’il met en exposition.

L’exposant assume seul les conséquences juridiques des dommages auxquels il doit répondre, même s’il n’a souscrit aucune assurance de responsabilité civile.

  1. Assurance

L’espace d’exposition est surveillé jour et nuit pendant les périodes officielles de montage et démontage et pendant toute la durée du « Village Valora ». L’organisateur décline néanmoins toute responsabilité pour les objets et marchandises apportés par l’exposant (Ordinateur portable par exemple), en particulier aucune indemnité n’est due en réparation des dommages ou d’un vol. Les mesures de surveillance appliquées par l’organisateur ne peuvent être invoquées pour annuler ou atténuer la portée de la présente clause d’exclusion de responsabilité.

  1. Dispositions juridiques

L’organisateur a le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent Règlement et d’apporter à celui-ci toutes modifications ou adjonctions qui deviennent immédiatement exécutoires. L’organisateur se réserve également le droit d’édicter des prescriptions spéciales qui primeront le présent Règlement. L’exposant est informé des modifications avant qu’il n’envoie son Bon de Commande. Toute infraction à l’une des clauses du présent Règlement, des instructions et dispositions de l’organisateur, pourra entraîner l’exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l’exposant contrevenant, sans préjudice de toutes autres sanctions ou responsabilités par lui encourues, et sans qu’il puisse prétendre à quelque remboursement ou compensation que ce soit.

Pour être valables, toutes les conventions, autorisations et dérogations requièrent la forme écrite.

Les réclamations concernant les installations techniques sont à adresser au plus tard le dernier jour du « Village Valora ». Pour être valable, toute réclamation doit être formulée par écrit à : Association 3ED, 7 rue Paul  Gauguin, 97232 Lamentin, (cachet de la Poste faisant foi). Aucune suite ne peut être donnée à une réclamation non adressée dans le délai prévu.

L’exposant s’engage à soumettre toute plainte à l’organisateur avant de s’adresser aux autorités de litiges. Les plaintes écrites doivent être en possession de l’organisateur au plus tard 3 jours après la fin de l’exposition. Si le litige ne peut être résolu à l’amiable, ledit litige relèvera des compétences du Tribunal de Fort de France.

3ED

Mr Le président

7, Rue Paul Gauguin

97232 Le Lamentin

Tél. : 0696732626 / 0696 84 92 93 – Mail : 3ed@wanadoo.fr